Dans la peau d'un Contrôleur de Gestion:le rôle central des systèmes d'information dans la performance d'une entreprise

Rencontre avec Romain Cazavan, responsable du contrôle de gestion de la division service de SIEMENS Medical Solutions en France.

Siemens est le premier groupe européen de haute technologie. Il se démarque par sa grande capacité d’innovation grâce à un budget de R&D de plusieurs milliards digne de celle d’un Etat. La division Medical Solutions est l’une des 6 principales activités du groupe. Les produits proposés sont principalement des appareils d’imagerie médicale utilisés notamment pour la radiologie. La production étant réalisée entièrement en Allemagne, la branche française se contente de la commercialisation et du service après vente (SAV).

Charlotte Quilain : Pourquoi avez-vous décidé de nous parler du nouveau système d’informations de votre division ?

Romain Cazavan : Parce qu’à mon arrivée au contrôle de gestion il y a deux ans, nous ne disposions pas d’un ERP1 perfectionné. [Note : un ERP – Enterprise Resource Planning- est une application dont le but est de coordonner l'ensemble des activités d'une entreprise autour d'un même système d'information. Voir note 1] Du coup, la qualité des informations s’en ressentait. Or, la division connaissait à l’époque d’importantes difficultés et il nous était impossible d’en identifier les causes !

Charlotte Quilain : Vous dîtes que le système d’information est central. Pouvez- vous nous expliquer pourquoi ?

Romain Cazavan : Le contrôle de gestion a tout d’abord vocation à contrôler. Pour ce faire, plus les informations sont précises, meilleur est le contrôle. Notre rôle est aussi d’identifier ce qui va bien comme ce qui ne va, de passer du niveau macro au niveau micro (par hôpital, commercial…). Car une performance durable ne peut se construire que sur des bases saines et maîtrisées. Or, tout de suite, je me suis aperçu que certaines données manquaient. Certes, j’avais les informations nécessaires à mon reporting mensuel mais je ne pouvais aller plus loin : identifier les problèmes et être force de proposition. L’informatique a révolutionné notre métier : elle nous permet aujourd’hui de concevoir des bases de données performantes. La seule question : savoir ce qu’on veut mettre dedans !

Charlotte Quilain : Comment avez-vous donc amélioré les outils à votre disposition ? En avez-vous constaté des répercussions positives ?

Romain Cazavan : Mon objectif dès lors a été d’obtenir le coût de revient de chaque contrat de maintenance vendu. Grâce à l’aide d’un ingénieur en informatique, nous avons conçu un nouveau logiciel permettant de rechercher les performances par région, par technicien, par commercial… Ainsi, ma tâche n’est en devenue que plus intéressante puisque nous étions désormais capables d’évaluer les performances à tous les niveaux. C’est ainsi que nous nous sommes aperçus d’importantes disparités régionales par exemple. Les conséquences sur la gestion du service ont été nombreuses : tout d’abord, connaissant le prix de revient, nous avons pu ajuster au mieux les prix des contrats en fonction de la marge souhaitée (et non de se contenter de la constater) ; nous avons ensuite pu établir un géomarketing des prix en fonction des coûts de revient des contrats selon les régions ; enfin, cela nous a permis d’aller voir la direction et d’argumenter chiffre à la clé pour l’abandon de certains produits dont la marge était négative ! Siemens a ainsi conquis de nouvelles parts de marché devenant le numéro 2 en France.

Note 1 : Les ERP (en anglais Enterprise Resource Planning), aussi appelés Progiciels de Gestion Intégrés (PGI), sont des applications dont le but est de coordonner l'ensemble des activités d'une entreprise (activités dites verticales telles que la production, l'approvisionnement ou bien horizontales comme le marketing, les forces de vente, la gestion des ressources humaines, etc.) autour d'un même système d'information.
Plus qu'un simple logiciel, un ERP est un véritable projet demandant une intégration totale d'un outil logiciel au sein d'une organisation et d'une structure spécifique, et donc des coûts importants d'ingénierie. D'autre part sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modifications importantes des habitudes de travail d'une grande partie des employés. Ainsi on considère que le coût de l'outil logiciel représente moins de 20% du coût total de mise en place d'un tel système